CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ
1. Chức năng:
Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác quy hoạch xây dựng tổng thể, hành chính và quản trị.
Thực hiện kế hoạch chiến lược, kế hoạch hàng năm của các đơn vị trong bệnh viện giúp Ban Giám đốc quản lý đất đai, cơ sở vật chất, vật tư, trang thiết bị, các hoạt động hành chính văn thư, lưu trữ, lễ tân, công tác đảm bảo an ninh, trật tự, công tác in ấn, điều phối phương tiện công tác, các hoạt động phục vụ và các công việc thuộc trách nhiệm và thẩm quyền
2. Nhiệm vụ:
2.1. Hành chính
2.1.1 Công tác văn thư
Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư.
Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành.
Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị v.v...của bệnh viện theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Ký sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được uỷ nhiệm.
Cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên theo sự ủy nhiệm của BGĐ.
Quản lý con dấu và bộ tên khắc của lãnh đạo bệnh viện theo các quy định hiện hành.
2.1.2 Công tác lưu trữ và bảo vệ nội bộ
Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ chung của bệnh viện.
Hướng dẫn CBVC lập hồ sơ lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định hiện hành.'
Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ (TLLT), bảo quản tốt TLLT, sắp xếp kho lưu trữ ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng TLLT.
2.1.3 Công tác an ninh trật tự
Lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự của bệnh viện trong những ngày nghỉ lễ; tết theo quy định.
2.1.4 Công tác in ấn.
Chịu trách nhiệm in ấn các biểu mẫu phục vụ cho hoạt động của các khoa, phòng của bệnh viện theo đúng quy trình in ấn.
2.1.5 Công tác lễ tân
Tổ chức tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với bệnh viện.
Phối hợp với bộ phận truyền thông và các đơn vị liên quan tổ chức các sự kiện, hội nghị và học tập chung của bệnh viện.
Chịu trách nhiệm trang trí trong các ngày lễ khai mạc, bế mạc, tết, hội nghị, hội thảo .
2.1.6 Điều phối phương tiện công tác
Quản lý và điều phối đội xe của bệnh viện theo đúng quy định.
Phục vụ việc đưa đón cán bộ nhân viên đi, tập huấn, hội thảo…(khi cần thiết)
Kiểm tra, theo dõi về mặt kỹ thuật xe thường xuyên, có định kỳ theo đúng quy định, lập kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa xe.
Khi có yêu cầu và được Ban Giám đốc phê duyệt.
2.2. Quản trị
2.2.1. Quản lý đất đai , cơ sở vật chất
Quản lý sơ đồ mặt bằng đất đai, sơ đồ thiết kế và tình trạng về các công trình BV, phòng bệnh, nhà làm việc, hệ thống điện, nước của bệnh viện.
Lập kế hoạch xây dựng cơ bản, làm luận chứng xin kinh phí đầu tư, theo dõi vốn được cấp, thiết kế thi công xây dựng các công trình.
Tổ chức nghiệm thu, theo dõi quyết toán công trình. Giúp Ban Giám đốc quản lý, tổ chức triển khai và thực hiện các dự án đầu tư để xây dựng và phát triển bệnh viện.
Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa, chống xuống cấp cơ sở vật chất, nhà cửa, điện nước.
Quản lý và đề xuất ý kiến sử dụng kinh phí và hợp đồng bảo trì sửa chữa.
2.2.2 Quản lý , mua sắm vật tư , trang thiết bị
Tổng hợp dự trù tài sản vật tư , trang thiết bị thông dụng của các đơn vị để dự trù ngân sách hàng năm. Thực hiện mua sắm, cấp phát theo đúng tiêu chuẩn, định mức vật tư, trang thiết bị đã được Ban Giám đốc phê chuẩn.
Theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng toàn bộ tài sản, vật tư thông dụng đã cấp phát cho các đơn vị hoặc các trang thiết bị tại các khoa, các công trình công cộng.
Triển khai lắp đặt vận hành máy móc khi được cung cấp, lập hồ sơ và nội quy sử dụng máy.
Bảo dưỡng và theo dõi trang thiết bị, máy móc tại các đơn vị, phòng ban trong bệnh viện.
Kiểm kê tài sản, trang thiết bị, báo cáo kiểm kê tài sản hàng năm. Theo dõi công tác an toàn lao động chung trong toàn bệnh viện. Chú trọng đảm bảo quy chế, nội quy sử dụng, quản lý hệ thống phòng cháy chữa cháy.
2.3.2 Đảm bảo các hoạt động phục vụ
Quản lý, sử dụng có hiệu quả các, phòng họp, hội trường; quản lý và bảo quản tài sản, trang thiết bị tại các hội trường theo đúng Quy trình. Vận hành máy móc khi được cung cấp, lập hồ sơ và nội quy sử dụng máy.
Quản lý, phòng khách đúng Quy trình. Đảm bảo giữ vệ sinh chung
Đảm bảo điện, nước và vệ sinh môi trường.
Đảm bảo cung cấp điện thắp sáng, nước sinh hoạt cho toàn cơ quan.
Phục vụ nước uống, vệ sinh các phòng Ban Giám đốc, phục vụ nước uống cho khách đến công tác. Đảm bảo vận hành lò thiêu, lò đốt rác, hệ thống xử lý nước thải.
Đảm bảo vệ sinh chung khi xử lý tử thi bệnh nhân tử vong.
3. Tổ chức :
Gồm 01 Trưởng phòng ,02 Phó Trưởng phòng.