Ngày 30/7/2025 thực hiện kế hoạch số 227/KH-BVNA , Bệnh viện Nhân Ái đã tổ chức buổi Tập huấn triển khai hướng dẫn sử dụng thử phần mềm quản lý văn bản nội bộ cho toàn bộ cán bộ, nhân viên trong bệnh viện do Kỹ sư Trần Đình Trường – Tổ phó Tổ CNTT thực hiện tập huấn.
Ngày nay, trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý văn bản trở thành một yếu tố không thể thiếu, đặc biệt là trong các cơ quan, tổ chức như bệnh viện. Tại Bệnh viện Nhân Ái, phần mềm quản lý văn bản nội bộ mới được triển khai nhằm cải thiện hiệu quả công việc, giúp quản lý văn bản một cách nhanh chóng, chính xác và bảo mật.
1. Mục đích của buổi tập huấn
Buổi tập huấn nhằm mục đích cung cấp cho nhân viên bệnh viện những kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ một cách hiệu quả. Các nhân viên sẽ được hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm để xử lý, lưu trữ và theo dõi các văn bản, tài liệu một cách thuận tiện và bảo mật. Đồng thời, buổi tập huấn cũng là dịp để bệnh viện nhận phản hồi từ người dùng, nhằm cải thiện phần mềm trước khi chính thức triển khai toàn diện.
2. Nội dung tập huấn
Trong khuôn khổ buổi tập huấn, các học viên sẽ được hướng dẫn các nội dung cơ bản và nâng cao về phần mềm quản lý văn bản nội bộ, bao gồm:
- Giới thiệu tổng quan về phần mềm: Cung cấp cái nhìn tổng quan về phần mềm, các tính năng chính và lợi ích mà phần mềm mang lại cho công tác quản lý văn bản nội bộ tại bệnh viện.
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm: Cán bộ, nhân viên bệnh viện sẽ được học cách đăng nhập, tạo mới văn bản, phân loại và xử lý văn bản, cũng như cách theo dõi và lưu trữ các tài liệu trong phần mềm.
- Công tác phân công xử lý văn bản: Phần mềm cho phép phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban và cá nhân. Cán bộ sẽ được hướng dẫn cách phân công và theo dõi tiến độ xử lý các văn bản một cách trực quan và hiệu quả.
- Cách bảo mật và lưu trữ văn bản: Một trong những tính năng quan trọng của phần mềm là bảo mật thông tin. Nhân viên sẽ được hướng dẫn về các cơ chế bảo mật, phân quyền truy cập, nhằm đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa văn bản.
- Xử lý sự cố và hỗ trợ kỹ thuật: Trong suốt quá trình sử dụng phần mềm, nếu gặp phải sự cố kỹ thuật hoặc các vấn đề phát sinh, nhân viên sẽ được cung cấp các phương pháp khắc phục cơ bản và thông tin liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của bệnh viện.
3. Đào tạo thực hành
Không chỉ dừng lại ở lý thuyết, buổi tập huấn còn bao gồm các bài tập thực hành để cán bộ, nhân viên có thể trực tiếp thao tác với phần mềm. Đây là cơ hội để mọi người làm quen với giao diện, hiểu rõ các chức năng và tiến hành thực hiện các thao tác cụ thể như tạo văn bản, phân công xử lý và tìm kiếm văn bản.
4. Phản hồi và điều chỉnh
Bệnh viện Nhân Ái luôn coi trọng ý kiến đóng góp của nhân viên trong quá trình triển khai phần mềm. Sau buổi tập huấn, mọi người sẽ được mời tham gia các cuộc khảo sát và cung cấp phản hồi về những vấn đề gặp phải trong quá trình sử dụng thử. Những ý kiến này sẽ giúp đội ngũ phát triển phần mềm tiếp tục cải thiện, hoàn thiện sản phẩm, đảm bảo sự phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế tại bệnh viện.
5. Kết luận
Việc triển khai phần mềm quản lý văn bản nội bộ là một bước tiến quan trọng trong công tác quản lý và điều hành tại Bệnh viện Nhân Ái. Phần mềm không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế thông qua việc cải thiện khả năng quản lý tài liệu, hồ sơ. Với sự hỗ trợ đầy đủ từ buổi tập huấn, nhân viên bệnh viện sẽ sớm làm quen và khai thác tối đa các tính năng của phần mềm, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Bệnh viện Nhân Ái cam kết sẽ tiếp tục nỗ lực không ngừng để mang lại môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và tiện ích cho toàn thể nhân viên, cũng như nâng cao chất lượng phục vụ bệnh nhân.
TIN. KS. NGUYỄN VĂN PHONG